Wstęp
Wybór systemu ERP to jedna z tych decyzji których konsekwencje firma odczuwa przez wiele lat. Nowe rozwiązanie ma wspierać codzienną pracę, porządkować procesy, ograniczać liczbę czynności wykonywanych ręcznie i odpowiadać na potrzeby rozwijającej się organizacji. Decyzji o wyborze systemu nie warto podejmować wyłącznie na podstawie listy dostępnych funkcjonalności. Równie ważne jest to jak te funkcjonalności przełożą się na rzeczywistą pracę firmy. Z perspektywy wdrożenia szczególnie istotne są trzy kwestie: dopasowanie systemu do potrzeb organizacji, gotowość na zmianę dotychczasowego sposobu pracy oraz możliwość rozwoju rozwiązania wraz z firmą.
Zacznij od potrzeb, nie od systemu
Jednym z częstszych błędów przy wyborze systemu ERP jest rozpoczęcie od pytania „co potrafi ten system?”. Lepszym punktem wyjścia jest pytanie „czego potrzebuje nasza firma?”.
Każda organizacja ma swoją specyfikę. Inne potrzeby będzie miała niewielka firma zatrudniająca kilkadziesiąt osób, inne organizacja posiadająca wiele oddziałów, rozbudowaną strukturę i bardziej złożone procesy.
Przed wyborem rozwiązania warto więc przeanalizować między innymi:
- jakie procesy mają być obsługiwane w systemie,
- które z obecnych procesów wymagają usprawnienia,
- jakie problemy występują w aktualnym rozwiązaniu,
- ilu użytkowników będzie korzystać z systemu,
- jakie integracje są potrzebne,
- jakie są plany rozwoju firmy,
- które funkcjonalności są rzeczywiście niezbędne a które mogą pozostać poza zakresem wdrożenia.
Dopiero mając taką wiedzę można świadomie porównywać dostępne na rynku rozwiązania.
Nowy system nie musi działać tak samo jak poprzedni
To jeden z najważniejszych aspektów, o których warto pamiętać jeszcze przed rozpoczęciem wdrożenia. Użytkownicy przez lata przyzwyczajają się do konkretnego systemu. Wiedzą, gdzie znaleźć daną informację, jak wykonać określoną operację i jakie kroki należy wykonać, aby osiągnąć oczekiwany rezultat. Naturalne jest więc oczekiwanie, że po zmianie systemu wszystko będzie wyglądało podobnie. W praktyce nie zawsze tak jest. Nowy system może realizować ten sam proces w inny sposób. Może wymagać wykonania innych kroków, prezentować dane w innym miejscu albo wykorzystywać mechanizmy, których użytkownicy wcześniej nie znali. Nie musi to oznaczać, że nowe rozwiązanie jest gorsze.
Nowy system nie powinien być kopią poprzedniego systemu tylko dlatego, że użytkownicy są do niego przyzwyczajeni
Podczas wdrożenia warto spojrzeć na proces nie tylko przez pryzmat pytania „jak robiliśmy to wcześniej?” ale przede wszystkim „jaki efekt chcemy osiągnąć?”. Dopiero wtedy można ocenić, czy sposób realizacji procesu w nowym systemie rzeczywiście stanowi problem, czy jest po prostu inny.
Czy większy zakres funkcjonalności oznacza lepszy wybór? Nie zawsze. System ERP powinien być dopasowany do organizacji, a nie odwrotnie. Jeżeli firma nie potrzebuje rozbudowanych funkcjonalności, wybór najbardziej zaawansowanego wariantu może nie przynieść dodatkowej wartości. Może natomiast zwiększyć koszt rozwiązania i sprawić, że użytkownicy będą pracować z funkcjami, których w praktyce nie wykorzystają.
Dobrym przykładem jest model pakietowy enova365. System dostępny jest w wariantach srebrnym, złotym i platynowym, które różnią się zakresem dostępnych funkcjonalności. Dzięki temu przedsiębiorstwo może dobrać rozwiązanie odpowiednie do swojej skali i potrzeb, zamiast automatycznie wybierać najbardziej rozbudowany wariant.
Dla mniejszej firmy, która potrzebuje obsługi podstawowych procesów, bardziej odpowiedni może być prostszy pakiet. Organizacja o bardziej złożonych wymaganiach może natomiast potrzebować szerszego zakresu funkcjonalności. Istotne jest więc nie to, ile funkcji posiada system, ale ile z nich rzeczywiście będzie potrzebnych firmie.
Warto myśleć również o przyszłości
Dopasowanie systemu do obecnych potrzeb to jednak nie wszystko. Przedsiębiorstwo może się rozwijać, zatrudniać nowych pracowników, otwierać kolejne oddziały, zmieniać strukturę organizacyjną czy wprowadzać nowe procesy.
Przy wyborze ERP warto sprawdzić również możliwość rozbudowy rozwiązania. Nie oznacza to konieczności kupowania wszystkich dostępnych funkcjonalności już na początku. Warto natomiast upewnić się, że system pozwoli rozszerzyć jego możliwości wtedy, gdy pojawi się taka potrzeba. To podejście pozwala uniknąć dwóch skrajności: zarówno inwestowania na zapas w rozwiązania, które przez lata nie będą wykorzystywane, jak i wyboru systemu, który szybko okaże się zbyt ograniczony.
Prezentacja systemu to dobry moment na zadawanie konkretnych pytań
Sama lista funkcjonalności niewiele mówi o tym, jak system będzie działał w konkretnej firmie, dlatego podczas prezentacji warto pokazać dostawcy rzeczywiste procesy występujące w organizacji.
Zamiast pytać wyłącznie „czy system obsługuje ten proces?” warto zapytać:
- jak wygląda jego realizacja,
- jakie dane są potrzebne,
- jakie czynności wykonuje użytkownik,
- jakie są możliwości automatyzacji,
- czy proces można skonfigurować samodzielnie,
- czy rozwiązanie można później rozszerzyć.
Takie podejście pozwala znacznie lepiej ocenić, czy system odpowiada na rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa.
Wdrożenie ERP to również zmiana sposobu pracy
Nawet najlepiej dobrany system nie rozwiąże wszystkich problemów, jeśli organizacja będzie próbowała za wszelką cenę odtworzyć w nim każdy element dotychczasowego sposobu pracy.
Wdrożenie jest dobrym momentem, aby przyjrzeć się procesom i zastanowić się, czy wszystkie obecne działania nadal są potrzebne. Czasami okazuje się, że czynność wykonywana od lat wynikała z ograniczeń poprzedniego systemu. Po jego zmianie można ją uprościć albo całkowicie wyeliminować, dlatego wdrożenie ERP warto traktować nie tylko jako zmianę narzędzia, ale również jako okazję do uporządkowania procesów.
Jak podejść do wyboru systemu ERP?
Nie ma jednego systemu, który będzie najlepszy dla każdej firmy. Dobór rozwiązania powinien uwzględniać między innymi:
- potrzeby firmy – jakie procesy mają być obsługiwane i jakie problemy powinien rozwiązać system,
- skalę organizacji – liczbę użytkowników, strukturę firmy i stopień złożoności procesów,
- zakres funkcjonalny – zarówno to, czego firma potrzebuje dzisiaj, jak i funkcjonalności, które mogą być potrzebne w przyszłości,
- możliwość rozwoju – czy system można rozszerzać wraz ze zmianami zachodzącymi w organizacji,
- sposób pracy użytkowników – czy rozwiązanie będzie dla nich zrozumiałe i możliwe do efektywnego wykorzystania,
- możliwości konfiguracji i integracji – szczególnie wtedy, gdy firma korzysta już z innych systemów i narzędzi.
Podsumowanie
Wybór systemu ERP powinien być przede wszystkim świadomą decyzją biznesową. Najbardziej rozbudowane rozwiązanie nie zawsze będzie najlepsze. Podobnie system, który niemal dokładnie odwzorowuje poprzednie rozwiązanie niekoniecznie okaże się najlepszym wyborem.
Najważniejsze jest znalezienie odpowiedzi na pytanie „czego firma naprawdę potrzebuje i w jaki sposób system może jej pomóc pracować lepiej?”.
Dopiero na tej podstawie warto zdecydować, jakie funkcjonalności są potrzebne, jaki zakres rozwiązania będzie odpowiedni i jak powinno wyglądać przyszłe wdrożenie.
Bo dobrze dobrany system ERP to nie ten, który ma najdłuższą listę funkcji. To ten, który jest dopasowany do firmy, wspiera jej procesy i daje przestrzeń do dalszego rozwoju.