Integracja systemów HR i medycznych - jak zapewnić spójny przepływ danych?

W dużej organizacji medycznej trudno oczekiwać, że wszystkie procesy będą obsługiwane przez jeden system. Kadry i płace mają swoje potrzeby, obszar medyczny korzysta z wyspecjalizowanych rozwiązań, a księgowość i controlling potrzebują jeszcze innego zakresu informacji. 

Samo korzystanie z kilku systemów nie musi być problemem. Trudność pojawia się wtedy gdy dane potrzebne w jednym procesie są przechowywane w innym miejscu a ich przekazywanie wymaga dodatkowej pracy użytkowników. Wtedy pojawia się pytanie nie tylko o to, czy systemy można ze sobą połączyć ale przede wszystkim jak uporządkować dane i zaprojektować ich przepływ żeby informacje były spójne i mogły być wykorzystane tam gdzie są potrzebne.

Kiedy wiele systemów zaczyna być problemem?

W organizacji medycznej poszczególne systemy mogą odpowiadać za zupełnie różne obszary. 

System HR może obsługiwać dane dotyczące pracowników, zatrudnienia, wynagrodzeń czy absencji. Systemy medyczne wspierają procesy związane z kompleksowym zarządzaniem placówkami, a system finansowo księgowy potrzebuje danych pozwalających na prawidłowe ujęcie kosztów i przygotowanie informacji dla księgowości oraz controllingu.

Każdy z tych systemów może dobrze realizować swoje zadania. Problem pojawia się wtedy gdy informacje z jednego obszaru są potrzebne w kolejnym, a systemy nie współpracują ze sobą w sposób uporządkowany. 

W takiej sytuacji użytkownicy zaczynają tworzyć własne sposoby przekazywania danych. Pojawiają się arkusze excel, dodatkowe zestawienia, pliki, wydruki czy ręczne przepisywanie informacji.

Przy niewielkiej skali organizacji może to jeszcze funkcjonować. Przy kilku tysiącach pracowników szybko staje się jednak dodatkowym procesem, który trzeba utrzymywać, kontrolować i powtarzać.

Przykład z dużego wdrożenia

Podczas jednego z wdrożeń pracowaliśmy z organizacją medyczną zatrudniającą ok 4000 osób. Z systemu korzystało ponad 300 użytkowników. Przed wdrożeniem organizacja korzystała z rozwiązania opartego na kilku bazach i środowiskach. Dane były rozproszone pomiędzy różne systemy, a część informacji trzeba było wielokrotnie wprowadzać do oddzielnych instancji. Taki model oznaczał nie tylko większą pracochłonność ale również ryzyko utraty spójności danych, trudności w uzyskaniu jednego źródła informacji oraz koszty utrzymywania wielu środowisk.

Jednym z celów wdrożenia było więc uporządkowanie tego obszaru i stworzenie bardziej spójnego środowiska pracy. W ramach projektu siedem rozproszonych baz i środowisk zostało skonsolidowanych w jedną zintegrowaną bazę opartą na enova365 w instalacji wielofirmowej. Nie było to jednak zwykłe przeniesienie danych z jednego miejsca do drugiego.

Najpierw trzeba było uporządkować dane

Przy takiej skali projektu sama migracja danych nie wystarczy. Dane pochodzące z rozproszonych środowisk trzeba było zweryfikować pod względem merytorycznym. Sprawdzano ich jakość, definiowano występujące różnice i standaryzowano procesy, również w obszarze płacowym. Część informacji znajdowała się dodatkowo poza bazami danych. Były to między innymi pliki excel, word oraz dokumenty PDF.

Oznaczało to, że przed zbudowaniem docelowego rozwiązania trzeba było odpowiedzieć na podstawowe pytanie: które dane są właściwe i w jaki sposób powinny być dalej wykorzystywane. To ważna lekcja z dużych wdrożeń. 

Integracja sama w sobie nie uporządkuje danych, które wcześniej były niespójne. Jeżeli różne systemy przechowują tę samą informację w odmienny sposób najpierw trzeba ustalić zasady jej wykorzystania. Dopiero wtedy automatyzacja i integracja mogą rzeczywiście przynieść oczekiwany efekt.

Każdy system może pełnić swoją funkcję

Konsolidacja danych nie oznaczała, że wszystkie wykorzystywane wcześniej systemy musiały zostać zastąpione jednym rozwiązaniem. W organizacji nadal potrzebne były wyspecjalizowane systemy medyczne. W ramach projektu zrealizowano integracje między innymi z systemami SOMED, MEDIS, AMMS oraz ESCULAP. Istotna była również współpraca z zewnętrznym systemem finansowo księgowym SAP.

To pokazuje, że celem nie musi być sprowadzenie wszystkich procesów do jednej aplikacji. Znacznie ważniejsze jest określenie za co odpowiada poszczególny system i jakie informacje powinny być pomiędzy nimi przekazywane. Dzięki temu każdy system może nadal realizować swoją specjalistyczną funkcję a użytkownicy nie muszą wykonywać ręcznie tych czynności, które można uporządkować i zautomatyzować.

Dane HR potrzebne są również poza działem kadr

W dużej organizacji dane kadrowo płacowe nie kończą swojego znaczenia w dziale HR. Informacje związane z pracownikami, zatrudnieniem czy wynagrodzeniami są potrzebne również w innych obszarach organizacji. 

W opisywanym wdrożeniu szczególne znaczenie miały potrzeby zespołu controllingu. Potrzebne były precyzyjne dane dotyczące między innymi rozliczania jednostek medycznych, grup zawodowych oraz raportowania. Istotne było również prawidłowe przekazywanie informacji dotyczących kosztów.

Jednym z elementów rozwiązania był podzielnik płacowy, który pozwalał na generowanie dekretu księgowego z poziomu listy płac oraz eksport danych do systemu finansowo księgowego SAP, dzięki temu dane wynikające z rozliczeń płacowych mogły zostać odpowiednio przygotowane do dalszego wykorzystania po stronie finansowej. 

Z punktu widzenia działu kadr najważniejsze jest prawidłowe naliczenie wynagrodzeń. Dla księgowości i controllingu równie ważne jest jednak to, jak te koszty zostaną przypisane i w jaki sposób będzie można wykorzystać je w dalszych analizach. Ta sama informacja może więc być potrzebna kilku obszarom organizacji ale każdy z nich wykorzystuje ją w innym celu.

Jednokrotne wprowadzenie danych ma znaczenie

Jednym z ważnych efektów centralizacji było ograniczenie konieczności wielokrotnego wprowadzania tych samych informacji. Wcześniej dane były rozproszone pomiędzy różne środowiska co wymagało ich powielania i zwiększało ryzyko rozbieżności. Po uporządkowaniu środowiska organizacja mogła dążyć do modelu w którym informacja jest wprowadzana do systemu jednokrotnie a następnie wykorzystywana w kolejnych procesach.

To pozornie prosta zmiana ale przy dużej liczbie pracowników i użytkowników może mieć bardzo duże znaczenie. Każde dodatkowe miejsce w którym trzeba ręcznie przepisać informację oznacza kolejną czynność do wykonania i kolejne miejsce w którym może pojawić się błąd, dlatego centralizacja danych nie jest wyłącznie kwestią techniczną. Ma bezpośredni wpływ na sposób pracy użytkowników.

Integracja powinna wynikać z procesu

Przy projektowaniu integracji łatwo zacząć od technologii. Można zastanawiać się jakie systemy da się połączyć, jakie dane można przesyłać i jakie mechanizmy techniczne wykorzystać. W praktyce warto zacząć wcześniej. Najpierw trzeba przeanalizować proces i sprawdzić gdzie dana informacja powstaje, kto jej potrzebuje i co dzieje się z nią później.

Wtedy można zdecydować czy informacja powinna zostać przekazana do innego systemu, w jaki sposób powinno się to odbywać i gdzie potrzebna jest kontrola użytkownika. Takie podejście było szczególnie istotne w opisywanym wdrożeniu, ponieważ organizacja nie potrzebowała jedynie nowego systemu HR. Potrzebowała uporządkowania sposobu pracy z danymi w organizacji, która korzystała z wielu rozwiązań i obsługiwała procesy na dużą skalę.

Co daje uporządkowany przepływ danych?

Efektem wdrożenia było przede wszystkim uporządkowanie i centralizacja procesów HR. Proces rozliczania płac wraz z weryfikacją błędów, który wcześniej zajmował około miesiąca, został skrócony do pięciu dni. Ujednolicono również składniki płacowe i sposób naliczania list płac dla całej organizacji oraz podmiotów zależnych. Dzięki temu zmniejszyła się konieczność późniejszego poprawiania rozliczeń a listy płac można było naliczać dla wszystkich podmiotów jednocześnie.

Dane dla zespołów księgowych i controllingowych mogły być dostarczane w czasie rzeczywistym, a księgowanie płac ze szczegółowym podziałem na koszty odbywało się w ciągu jednego dnia. Ważną zmianą było również odejście od rozproszonych sposobów pracy z danymi. Organizacja ograniczyła wykorzystanie arkuszy Excel w procesach, które wcześniej były prowadzone w kilku niezależnych systemach. Centralizacja pozwoliła również uporządkować zarządzanie absencjami oraz procesy kadrowe w całej organizacji.

Integracja to nie tylko połączenie systemów

Przykład tego wdrożenia pokazuje, że integracja systemów HR i medycznych zaczyna się znacznie wcześniej niż na etapie technicznego połączenia aplikacji. Najpierw trzeba uporządkować dane, zrozumieć procesy i określić odpowiedzialność poszczególnych systemów. Dopiero później można zdecydować które informacje powinny być przekazywane pomiędzy rozwiązaniami i które czynności warto zautomatyzować.

W dużej organizacji ma to szczególne znaczenie, ponieważ nawet niewielka niedogodność powtarzana przez setki użytkowników może stać się dużym obciążeniem dla całej organizacji dlatego dobrze zaprojektowana integracja powinna przede wszystkim upraszczać proces, ograniczać powielanie pracy i zapewniać użytkownikom dostęp do spójnych danych.

Od czego zacząć planowanie integracji?

Przed rozpoczęciem projektu warto przeanalizować kilka podstawowych kwestii:

• gdzie powstaje dana informacja,
• który system jest jej źródłem,
• które inne procesy jej potrzebują,
• czy dane są obecnie wprowadzane więcej niż raz,
• gdzie pojawiają się ręczne zestawienia i pliki,
• kto odpowiada za poprawność i aktualność danych,
• jakie informacje powinny być przekazywane pomiędzy systemami.

Dopiero taka analiza pozwala określić gdzie integracja rzeczywiście przyniesie wartość. Nie każda informacja musi być kopiowana do wszystkich systemów. Nie każdy proces trzeba też automatyzować. Najważniejsze jest ustalenie które dane są potrzebne na konkretnym etapie procesu i w jaki sposób powinny być dostępne dla użytkownika.

Podsumowanie

Integracja systemów HR i medycznych nie polega wyłącznie na połączeniu kilku aplikacji. W dużej organizacji jest to przede wszystkim praca nad tym aby dane były uporządkowane, spójne i dostępne tam gdzie są potrzebne.

Opisane wdrożenie dobrze pokazuje tę zależność. Konsolidacja siedmiu rozproszonych baz, weryfikacja i standaryzacja danych, integracja z systemami medycznymi oraz współpraca z systemem SAP były elementami większej zmiany organizacyjnej. Celem nie było samo połączenie systemów. Chodziło o stworzenie takiego sposobu pracy w którym dane nie muszą być wielokrotnie wprowadzane, użytkownicy nie są uzależnieni od dodatkowych arkuszy i zestawień a informacje mogą być wykorzystywane w kolejnych procesach bez utraty spójności.

Właśnie od tego warto zacząć myślenie o integracji. Nie od pytania jak połączyć systemy ale od pytania jak powinien wyglądać proces i jaką rolę w jego realizacji powinny pełnić poszczególne systemy.