W związku z wejściem w życie ustawy z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw pracodawcy mają obowiązek przeliczyć staż pracy pracowników jeśli dysponują dokumentami potwierdzającymi nowe okresy zatrudnienia zaliczane do stażu pracy.
Czyli:
- gdy pracownik dostarczy takie dokumenty lub
- gdy pracownik był wcześniej zatrudniony na podstawie umowy, która zgodnie z nowymi przepisami wlicza się do stażu pracy, a dokumentacja dotycząca tej umowy nadal znajduje się u pracodawcy.
Nowe przepisy weszły w życie 1 stycznia 2026 r. dla sektora finansów publicznych, a od 1 maja 2026 r. dla sektora prywatnego.
Okresy zatrudnienia zaliczane do stażu pracy
Do stażu pracy są zaliczane nie tylko okresy zatrudnienia na podstawie umowy o pracę, ale również m.in.:
- okresy, za które odprowadzano składki na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe z tytułu:
- prowadzenia działalności gospodarczej przez osobę fizyczną,
- współpracy z osobą prowadzącą taką działalność,
- okresy podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym związane z:
- wykonywaniem przez osobę fizyczną umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z przepisami Kodeksu cywilnego stosuje się przepisy dotyczące zlecenia,
- wykonywaniem umowy agencyjnej,
- członkostwem w rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
- członkostwem w spółdzielni kółek rolniczych.
- okresy wykonywania umowy zlecenia przez studenta do ukończenia 26 roku życia,
- okresy prowadzenia działalności gospodarczej w okresie korzystania z tzw. „ulgi na start”,
- okres sprawowania przez osobę współpracującą osobistej opieki nad dzieckiem, za który zostały opłacone składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe.
Czas na dostarczenie dokumentów
Pracownicy będą mieli 24 miesiące na dostarczenie dokumentów, które potwierdzą wliczenie okresów zatrudnienia do stażu pracy. Zaliczane będą wszystkie udokumentowane okresy, także przed wejściem w życie ustawy.
W przypadku pracowników zatrudnionych w sektorze finansów publicznych okres 24 miesięcy jest liczony od 1 stycznia 2026 r., natomiast dla pozostałych pracowników od 1 maja 2026 r. Okresy które nie zostaną udokumentowane w podanych terminach pracodawca nie wliczy do stażu pracy.
Aby uzyskać zaświadczenie potwierdzające okres zatrudnienia zaliczany do stażu pracy można złożyć wniosek na Platformie Usług Elektronicznych (PUE/eZUS) Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
Na jakie uprawnienia pracownicze mają wpływ zmiany?
Zmiany wpłyną na wiele istotnych uprawnień pracowniczych. Dłuższy staż pracy może oznaczać:
- możliwość uzyskania wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego,
- wyższą kwotę dodatku stażowego i nagrody jubileuszowej,
- dłuższy okres wypowiedzenia umowy o pracę,
- wyższą odprawę w przypadku rozwiązania umowy o pracę,
- dostęp do większej liczby ofert pracy tam gdzie wymagany jest konkretny staż pracy.
Pracodawcy będą musieli przygotować się na nowe obowiązki związane z weryfikacją dokumentów potwierdzających staż, przeliczeniem uprawnień pracowników, aktualizacją systemu kadrowo płacowego.
Podsumowanie
Nowe zasady ustalania stażu pracy to ważny krok w kierunku dostosowania prawa pracy do współczesnego rynku zatrudnienia. Po raz pierwszy doświadczenie zdobywane poza klasycznym etatem będzie miało realny wpływ na prawa pracownicze. Najwięcej zyskają osoby pracujące na zleceniach, samozatrudnieni, którzy do tej pory byli pomijani przy ustalaniu stażu pracy. Od 2026 roku ich doświadczenie zawodowe będzie wreszcie formalnie uznawane. Dla pracowników oznacza to większe uprawnienia i lepszą ochronę a dla pracodawców konieczność dostosowania się do nowych realiów prawa pracy.