Planowanie grafików lekarzy – jak połączyć potrzeby placówki z dostępnością personelu?
W placówce medycznej dobrze przygotowany grafik to coś więcej niż lista dyżurów i nazwisk. Za każdym harmonogramem stoi konieczność zapewnienia odpowiedniej obsady, dopasowania kompetencji pracowników do zadań oraz uwzględnienia dostępności personelu. Trzeba przy tym brać pod uwagę specyfikę poszczególnych oddziałów, rodzaje dyżurów, nieobecności i zmiany, które mogą pojawić się już po przygotowaniu planu.
W mniejszych jednostkach wiele z tych ustaleń można prowadzić ręcznie. Wraz ze wzrostem liczby pracowników, oddziałów i zależności organizacyjnych układanie grafików staje się jednak coraz bardziej złożone. Osoba odpowiedzialna za harmonogram musi nie tylko znaleźć dostępnego pracownika, ale również sprawdzić czy ma on odpowiednie kwalifikacje i może pełnić daną funkcję.
Jak zorganizować ten proces aby grafik odpowiadał rzeczywistym potrzebom placówki a jego aktualizowanie nie wymagało każdorazowo ponownego analizowania wszystkich ustaleń?
Grafikowanie zaczyna się od potrzeb placówki
Punktem wyjścia do przygotowania harmonogramu powinno być określenie jaka obsada jest potrzebna w poszczególnych jednostkach i na konkretnych zmianach. Wymagania mogą się istotnie różnić w zależności od rodzaju działalności. W pogotowiu ratunkowym ważne jest zaplanowanie zespołów karetek o odpowiednim składzie natomiast w szpitalu trzeba uwzględnić potrzeby wielu oddziałów, ich organizację pracy i wymagania dotyczące kwalifikacji personelu.
Nie wystarczy więc ustalić, że określona liczba osób ma być obecna w danym terminie. Liczy się również to kto będzie wykonywał konkretne zadania. Dostępność pracownika nie zawsze oznacza możliwość przypisania go do dowolnej jednostki lub funkcji. Znaczenie mają jego kompetencje, rodzaj zatrudnienia, zakres obowiązków i wymagania wynikające z organizacji pracy oraz obowiązujących przepisów.
Z tego powodu przygotowanie grafiku warto rozpocząć od zebrania zasad według których planowana jest obsada. Należy określić wymagania poszczególnych jednostek, role pełnione przez pracowników, ich dostępność oraz sposób organizacji dyżurów. Im bardziej przejrzyste są te zasady tym łatwiej ocenić czy przygotowany harmonogram odpowiada potrzebom placówki. Takie podejście pomaga też ograniczyć sytuacje w których grafik trzeba wielokrotnie poprawiać z powodu nieuwzględnionych wcześniej zależności.
Co utrudnia układanie grafików lekarzy?
Jednym z trudniejszych zadań jest pogodzenie wymagań dotyczących obsady z rzeczywistą dostępnością personelu. Osoba przygotowująca harmonogram musi uwzględnić nie tylko liczbę pracowników ale również ich kwalifikacje, funkcje i możliwości wykonywania pracy w określonym terminie. W większej organizacji dochodzą do tego różnice w zasadach działania poszczególnych oddziałów oraz konieczność koordynowania pracy osób, które mogą pracować na więcej niż jednej jednostce.
Dodatkową trudność stanowi różnorodność zdarzeń ujmowanych w harmonogramie. Placówka może planować dyżury stacjonarne, dyżury pod telefonem czy pracę na izbie przyjęć. Poszczególne rodzaje dyżurów mogą wymagać odmiennych zasad ewidencjonowania i rozliczania. Rozwiązanie wykorzystywane do przygotowywania grafików powinno zatem odpowiadać rzeczywistej organizacji pracy a nie wymuszać prowadzenie wszystkich zdarzeń według jednego uproszczonego schematu.
Szczególnie wymagające są zmiany wprowadzane po przygotowaniu harmonogramu. Nieobecność lekarza, zmiana jego dostępności czy konieczność zorganizowania zastępstwa mogą wpłynąć na obsadę konkretnej jednostki. W takiej sytuacji trzeba ustalić kto może przejąć dyżur, zaktualizować grafik i przekazać informację osobom których dotyczy zmiana. Ważne jest również zachowanie historii modyfikacji aby można było sprawdzić jak zmieniał się plan pracy.
Trudności nie wynikają więc wyłącznie z liczby dyżurów do zaplanowania. Największe znaczenie ma liczba zależności które trzeba uwzględnić oraz możliwość sprawnego reagowania na zmiany. Im bardziej złożona organizacja tym ważniejsze staje się uporządkowanie zasad planowania i zapewnienie osobom odpowiedzialnym za grafik dostępu do aktualnych informacji.
Jak technologia może wspierać planowanie obsady?
Rozwiązanie informatyczne przeznaczone do grafikowania może pomóc uporządkować zasady planowania i ograniczyć konieczność ręcznego sprawdzania wielu informacji. Jego funkcjonalności warto dopasować do konkretnych potrzeb placówki: struktury organizacyjnej, wymagań dotyczących obsady, kompetencji pracowników oraz rodzajów dyżurów. Dzięki temu harmonogram nie jest jedynie tabelą z przypisanymi nazwiskami ale odzwierciedla sposób w jaki organizacja rzeczywiście planuje pracę.
Przydatnym wsparciem jest możliwość przypisywania pracowników do określonych jednostek i funkcji, uwzględniania ich dostępności oraz obsługi różnych zdarzeń w harmonogramie. Znaczenie mają także funkcje związane z aktualizacją grafiku, generowaniem zastępstw i zachowaniem historii zmian. Ułatwiają one pracę osobom odpowiedzialnym za planowanie, szczególnie wtedy gdy trzeba zmodyfikować wcześniej przygotowany harmonogram i sprawdzić konsekwencje wprowadzanych zmian.
Korzyść dla placówki polega przede wszystkim na lepszej organizacji procesu planowania. Osoba przygotowująca grafik może pracować na uporządkowanych informacjach, szybciej odnajdywać potrzebne dane i łatwiej kontrolować aktualny plan. Kierownicy jednostek zyskują czytelniejszy obraz zaplanowanej obsady a w razie zmian można odwołać się do historii harmonogramu. Zakres tych możliwości zależy oczywiście od funkcjonalności konkretnego rozwiązania i sposobu jego skonfigurowania.
Ważne jest również to aby system nie ograniczał się do odwzorowania dotychczasowego sposobu pracy. Wdrożenie stanowi okazję do sprawdzenia czy zasady przygotowywania grafików są spójne, gdzie pojawiają się zbędne czynności i które informacje powinny być dostępne dla poszczególnych użytkowników. Technologia może wspierać realizację tych ustaleń ale nie zastępuje wiedzy osób odpowiedzialnych za organizację pracy ani ich decyzji dotyczących obsady.
Jak uniknąć ciągłego poprawiania harmonogramu?
Przygotowanie grafiku nie kończy się w momencie jego opublikowania. W praktyce plan pracy musi uwzględniać zmieniającą się dostępność personelu i bieżące potrzeby organizacji, dlatego istotna jest nie tylko możliwość ułożenia harmonogramu lecz także sposób zarządzania jego późniejszymi modyfikacjami.
Pierwszym krokiem jest ustalenie kto odpowiada za przygotowanie, aktualizację i zatwierdzanie grafiku oraz w jaki sposób informacje o zmianach są przekazywane zainteresowanym osobom. Warto również określić jak postępować w przypadku nieobecności i kto podejmuje decyzję o zastępstwie. Jasne zasady ograniczają ryzyko pracy na nieaktualnych informacjach i ułatwiają współpracę między osobami odpowiedzialnymi za organizację dyżurów.
Drugim elementem jest dostęp do aktualnej wersji harmonogramu i historii zmian. Jeżeli informacje są rozproszone między kilkoma plikami ustalenie która wersja jest obowiązująca może wymagać dodatkowego sprawdzania. Narzędzie wspierające grafikowanie powinno ułatwiać bieżącą pracę z planem i zapewniać przejrzystość wprowadzanych modyfikacji. Dzięki temu osoby odpowiedzialne za obsadę mogą skupić się na organizacji pracy zamiast na odtwarzaniu wcześniejszych ustaleń.
Warto też regularnie analizować które sytuacje najczęściej powodują konieczność zmian. Jeżeli powtarzają się problemy z obsadą konkretnych dyżurów, dostępnością określonych kompetencji lub organizacją pracy w wybranej jednostce sama zmiana narzędzia nie rozwiąże wszystkich trudności. Potrzebna może być również korekta zasad planowania lub lepsze dopasowanie sposobu organizacji pracy do rzeczywistych potrzeb placówki.
Grafikowanie w praktyce – przykład dużego podmiotu medycznego
Znaczenie dopasowania narzędzi do organizacji pracy dobrze pokazuje projekt zrealizowany dla podmiotu medycznego zatrudniającego ok 4000 pracowników. Przed wdrożeniem organizacja korzystała z rozproszonych środowisk informatycznych a grafiki były prowadzone w różnych narzędziach, przede wszystkim w arkuszach excel. Przy takiej skali działalności istotne było uporządkowanie sposobu planowania oraz dostosowanie funkcjonalności do specyfiki pracy personelu medycznego.
W ramach projektu skonsolidowano siedem baz danych a rozwiązanie rozbudowano o funkcje odpowiadające wymaganiom organizacji. W obszarze grafikowania uwzględniono planowanie obsady oddziałów według kompetencji, dostępności personelu, rodzaju zatrudnienia i wymagań prawnych. Przygotowano również obsługę różnych zdarzeń w harmonogramie, uwzględnienie lekarzy rezydentów, generowanie zastępstw, przypisywanie kosztów do zdarzeń oraz archiwizację zmian.
Z perspektywy planowania pracy ważne było to, że funkcjonalności odpowiadały rzeczywistym zasadom organizacji dyżurów i pracy poszczególnych jednostek. Zamiast opierać się wyłącznie na niezależnych arkuszach organizacja mogła korzystać z rozwiązania uwzględniającego specyfikę obsady personelu medycznego. Uporządkowanie harmonogramów oraz historii ich zmian wspierało bieżące zarządzanie planem pracy a przypisywanie kosztów do zdarzeń pomagało powiązać informacje z grafiku z dalszymi procesami rozliczeniowymi.
Ten przykład pokazuje, że przy dużej skali działalności nie wystarczy przenieść dotychczasowych tabel do nowego narzędzia. Potrzebne jest zrozumienie jak planowana jest obsada, jakie zależności trzeba uwzględnić i w jaki sposób informacje z harmonogramu będą wykorzystywane przez inne obszary organizacji. Dopiero na tej podstawie można dobrać rozwiązanie które odpowiada rzeczywistym potrzebom placówki.
Dobry grafik to efekt dobrze zaprojektowanego procesu
Planowanie grafików lekarzy wymaga połączenia kilku perspektyw: potrzeb poszczególnych jednostek, dostępności personelu, kwalifikacji pracowników oraz zasad organizacji dyżurów. Im więcej zależności występuje w placówce tym ważniejsze staje się uporządkowanie sposobu planowania i zapewnienie osobom odpowiedzialnym za harmonogram dostępu do aktualnych informacji.
Technologia może ułatwić przygotowywanie i aktualizowanie grafików, wspierać organizację zastępstw oraz zapewniać większą przejrzystość zmian. Najlepsze efekty można jednak osiągnąć wtedy gdy funkcjonalności rozwiązania wynikają z rzeczywistych potrzeb organizacji a wdrożenie obejmuje również analizę samego procesu planowania.
W Develsoft wspieramy organizacje w usprawnianiu procesów z wykorzystaniem rozwiązań informatycznych dopasowanych do ich potrzeb. Jeżeli w Twojej placówce przygotowanie grafików wymaga uwzględniania wielu zależności a każda zmiana oznacza dodatkową pracę i ponowne sprawdzanie harmonogramu warto przyjrzeć się temu procesowi bliżej. Zespół Develsoft może pomóc przeanalizować potrzeby organizacji i dobrać rozwiązania wspierające planowanie pracy personelu oraz powiązane procesy kadrowo-płacowe.