Raportowanie obecności personelu medycznego do NFZ od 1 listopada 2026. Jak przygotować dane w enova365?

Od 1 listopada 2026 r. świadczeniodawcy realizujący świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne mają nowy obowiązek sprawozdawczy. Do Narodowego Funduszu Zdrowia muszą przekazywać miesięczne zestawienia obecności osób wykonujących zawody medyczne, które udzielają tych świadczeń i zostały ujęte w harmonogramie stanowiącym załącznik do umowy z NFZ.

Dla placówek medycznych oznacza to konieczność uporządkowania informacji o personelu, rzeczywistym czasie jego obecności oraz miejscach udzielania świadczeń. Dane te muszą być przygotowane w określonym formacie i przekazane w odpowiednim terminie.

Nowe wymagania dotyczą nie tylko organizacji pracy działów kadr i płac. Istotne staje się również połączenie informacji z różnych obszarów działalności placówki i zapewnienie ich spójności przed przekazaniem do NFZ.

W Develsoft przygotowujemy rozwiązanie w systemie enova365, które pozwoli placówkom sprawniej przygotowywać wymagane zestawienia. Dzięki wykorzystaniu danych dostępnych w systemie proces raportowania będzie mógł zostać włączony w dotychczasową obsługę kadrowo-płacową.

Nowy obowiązek – kogo obejmuje i od kiedy obowiązuje?

Podstawą prawną zmian jest rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie ogólnych warunków umów o udzielanie świadczeń opieki zdrowotnej. Dodany do Ogólnych warunków umów § 6a zobowiązuje świadczeniodawców realizujących świadczenia w rodzaju leczenie szpitalne do przekazywania miesięcznych zestawień obecności personelu medycznego.

Obowiązek obejmuje wszystkie zakresy świadczeń w rodzaju leczenie szpitalne. Raportowane mają być osoby wykonujące zawody medyczne, które zostały wskazane w harmonogramie – w dokumentacji NFZ określanym jako „Harmonogram – zasoby”.

Znaczenie ma przy tym nie forma zatrudnienia, lecz ujęcie danej osoby w tym wykazie. W zestawieniu należy uwzględnić zarówno personel zatrudniony na podstawie umowy o pracę, jak i osoby współpracujące na podstawie umów cywilnoprawnych, kontraktów B2B czy innych form współpracy.

Każda osoba jest wykazywana w komunikacie tylko raz, nawet jeśli została przypisana do wielu umów lub pozycji umów. Raportowane są wszystkie przedziały czasu pracy tej osoby w danym miesiącu, we wszystkich miejscach udzielania świadczeń u danego świadczeniodawcy.

Pierwszy raport dotyczy listopada 2026 r. i należy go przekazać do właściwego Oddziału Wojewódzkiego NFZ do 20 grudnia 2026 r. Następne zestawienia będą przygotowywane co miesiąc, do 20. dnia miesiąca następującego po okresie sprawozdawczym.

Co dokładnie trzeba wykazać w raporcie?

Zestawienie ma przedstawiać dni oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia obecności danej osoby w miejscu udzielania świadczeń. Kluczowe jest rozróżnienie pomiędzy czasem zaplanowanym w harmonogramie a rzeczywistą obecnością.

Jeśli grafik przewiduje pracę od 7:00 do 15:00, ale dana osoba faktycznie była obecna od 7:15 do 14:45, w raporcie należy wykazać rzeczywisty przedział, czyli 7:15–14:45.

To ważna różnica, ponieważ sam harmonogram nie przesądza o tym, w jakich godzinach osoba faktycznie przebywała w miejscu udzielania świadczeń. Dane przekazywane do NFZ powinny odzwierciedlać rzeczywisty przebieg pracy. Fundusz nie wskazuje jednego obowiązkowego źródła tych informacji. Mogą one pochodzić między innymi z systemów ewidencji czasu pracy, systemów kadrowo-płacowych lub innych rozwiązań wykorzystywanych przez placówkę.

Każdy wykazany przedział należy również odpowiednio oznaczyć. Specyfikacja komunikatu XML CZPR przewiduje dwa rodzaje pracy:

• D – dyżur medyczny – rzeczywista obecność w ramach pełnionego dyżuru medycznego;
• P – pozostały czas pracy – obecność inna niż w ramach dyżuru medycznego.

Nie przewidziano osobnej kategorii dla nadgodzin. Jeżeli w tym samym czasie wykonywane są różne rodzaje obowiązków, wykazuje się jeden przedział.

Ważne jest także przypisanie obecności do właściwego miejsca udzielania świadczeń. W tym celu raport zawiera techniczny kod miejsca. Co do zasady jedna osoba nie może być wykazana w tym samym przedziale czasu w kilku miejscach. Wyjątek dotyczy dyżurów medycznych, jeśli przepisy dopuszczają jednoczesne pełnienie dyżuru w kilku miejscach.

Przedziały czasu tej samej osoby nie mogą się nakładać. Muszą również mieścić się w okresie sprawozdawczym. Jeżeli obecność przechodzi przez północ, ale nadal przypada na ten sam miesiąc, może zostać wykazana jako jeden przedział. Gdy przekracza granicę miesiąca, należy rozdzielić ją pomiędzy dwa okresy sprawozdawcze.

Nieobecność również wymaga uwzględnienia

W nowym modelu raportowania nie można po prostu pominąć osoby, która w danym miesiącu nie wykonywała pracy. Jeżeli była ujęta w harmonogramie, nadal musi zostać uwzględniona w zestawieniu.

Dotyczy to na przykład sytuacji, w których osoba przebywała na urlopie lub zwolnieniu lekarskim przez cały miesiąc. W takim przypadku nie wykazuje się przedziałów godzinowych, ale przekazuje informację o braku pracy.

Specyfikacja NFZ przewiduje trzy rodzaje działań dotyczących danych konkretnej osoby:

• odnotuj pracę – przekazanie przedziałów rzeczywistej obecności za dany miesiąc;
• odnotuj brak pracy – informacja, że osoba ujęta w harmonogramie nie pracowała w danym miesiącu;
• usuń dane – usunięcie wcześniej przekazanych informacji dotyczących osoby wykazanej omyłkowo.

Ma to znaczenie również przy korektach. Samo pominięcie osoby w kolejnym komunikacie nie usuwa jej wcześniejszych danych.

Identyfikacja personelu i kontrola poprawności informacji

Przygotowanie zestawienia wymaga prawidłowej identyfikacji każdej osoby. Podstawowym identyfikatorem jest numer PESEL. Jeżeli dana osoba go nie posiada, wykorzystywany jest identyfikator nadany przez NFZ.

W komunikacie można przekazać również identyfikator zawodowy osoby: numer prawa wykonywania zawodu (NPWZ) lub identyfikator z Rejestru Osób Uprawnionych do Wykonywania Zawodu Medycznego (RIZM). Przekazanie danego identyfikatora wymaga jego wcześniejszego uzupełnienia w danych osoby w systemie OW NFZ w ramach zgłaszania lub aktualizacji potencjału świadczeniodawcy.

Przed przygotowaniem raportu warto więc zweryfikować nie tylko godziny obecności, ale również dane identyfikacyjne i przypisanie personelu do właściwych miejsc udzielania świadczeń.

W praktyce szczególnej uwagi wymagają sytuacje, w których jedna osoba pracuje w kilku komórkach organizacyjnych lub występuje w różnych harmonogramach. Dane muszą zostać odpowiednio powiązane, aby w raporcie nie powstały duplikaty ani niezgodności dotyczące czasu i miejsca obecności.

Jak Develsoft przygotowuje obsługę raportowania w enova365?

Nowe wymagania NFZ oznaczają konieczność przygotowania danych w określonej strukturze XML. W Develsoft pracujemy nad rozwiązaniem, które pozwoli wykorzystać informacje dostępne w systemie enova365 do przygotowania takiego komunikatu.

Istotnym elementem będzie odpowiednie powiązanie danych personelu z informacjami o miejscach udzielania świadczeń. W tym celu wykorzystamy dane organizacyjne dostępne w systemie, w tym informacje powiązane z MPK, umożliwiające wskazanie właściwego miejsca i jego kodu technicznego.

Rozwiązanie uwzględni również podział czasu obecności na dyżury medyczne i pozostałą pracę. W enova365 zostanie wykorzystane odpowiednie oznaczenie pozwalające przyporządkować poszczególne przedziały do właściwej kategorii.

Szczególnie ważna będzie możliwość sprawdzenia danych przed wygenerowaniem raportu.

W systemie przygotujemy dedykowaną tabelę prezentującą informacje w układzie odpowiadającym danym przekazywanym do NFZ. Dzięki temu użytkownik będzie mógł przejrzeć zestawienie, sprawdzić przypisanie osób i miejsc oraz zweryfikować prezentowane informacje przed utworzeniem komunikatu.

Po przygotowaniu danych enova365 wygeneruje komunikat XML zgodny ze strukturą określoną przez NFZ i przygotuje go w postaci archiwum ZIP.

Naszym celem jest ograniczenie konieczności ręcznego zestawiania informacji z różnych źródeł i usprawnienie miesięcznej obsługi nowego obowiązku. Wykorzystanie danych dostępnych w enova365 pozwoli włączyć przygotowanie raportu w procesy, które placówka już realizuje w obszarze kadr i płac.

Co dzieje się po wygenerowaniu raportu?

NFZ przewiduje kilka sposobów przekazywania zestawień. Świadczeniodawca może skorzystać z usług wymiany danych pomiędzy swoim systemem a systemem Oddziału Wojewódzkiego NFZ, zaimportować plik XML w Portalu SZOI lub Portalu Świadczeniodawcy albo wprowadzić informacje ręcznie bezpośrednio w portalu.

Po przetworzeniu komunikatu Fundusz przekazuje odpowiedź P_CZPR, w której przedstawia wynik weryfikacji danych.

Komunikat zwrotny może zawierać:

• B – błąd – dane danej osoby zostają odrzucone;
• O – ostrzeżenie – dane zostają przyjęte, ale NFZ wskazuje potencjalną niezgodność;
• I – informacja – dane zostają przyjęte, a komunikat zawiera dodatkową informację.

Jeżeli pojawi się błąd wymagający poprawienia danych, nie ma konieczności ponownego przekazywania całego zestawienia za dany miesiąc. Korekta może obejmować tylko osoby, których dotyczą niezgodności.

Ważne jest jednak, że dla każdej korygowanej osoby należy przekazać komplet informacji o jej obecności za cały miesiąc, a nie tylko poprawiony dzień lub pojedynczy przedział godzinowy. Nowy komunikat zastępuje wcześniejszy zestaw danych dotyczących tej osoby i okresu.

Dlaczego warto przygotować się do zmian z wyprzedzeniem?

Nowy obowiązek to nie tylko dodatkowy plik, który należy wygenerować raz w miesiącu. To konieczność zapewnienia spójności danych o personelu, rzeczywistej obecności, dyżurach i miejscach udzielania świadczeń.

Warto już teraz sprawdzić, czy placówka dysponuje kompletnymi danymi identyfikacyjnymi personelu, czy informacje o czasie obecności są dostępne w systemach wykorzystywanych na co dzień oraz kto będzie odpowiadał za przygotowanie i weryfikację miesięcznego zestawienia.

Nieprzekazanie wymaganego raportu może stanowić podstawę do nałożenia kary umownej na zasadach określonych w Ogólnych warunkach umów. Terminowe i prawidłowe przygotowanie danych ma więc znaczenie zarówno organizacyjne, jak i formalne.

W Develsoft rozwijamy rozwiązanie w enova365, które ma ułatwić placówkom realizację nowych wymagań NFZ. Łączymy znajomość procesów kadrowo-płacowych z doświadczeniem we wdrażaniu systemów informatycznych, aby przygotowanie raportowania mogło przebiegać sprawniej i w oparciu o dane dostępne w systemie.

Dzięki temu placówki korzystające z enova365 będą mogły przygotowywać wymagane zestawienia w uporządkowany sposób, z możliwością weryfikacji danych przed wygenerowaniem komunikatu dla NFZ.

Źródła:

• Rozporządzenie Ministra Zdrowia z 25 sierpnia 2026 r. – Dz.U. 2026 poz. 1137.
• Ogólne warunki umów – tekst jednolity, Dz.U. 2026 poz. 712.
• Komunikat Ministerstwa Zdrowia z 6 października 2026 r..
• Komunikat NFZ z 16 października 2026 r. – struktura XML CZPR 1.0.2.
• Zarządzenie nr 37/2024/DSOZ Prezesa NFZ – wzór umowy i załączniki.