Rozliczanie czasu pracy lekarzy - jak uporządkować grafiki, dyżury i rozliczenia w dużej organizacji medycznej?

Rozliczanie czasu pracy lekarzy to znacznie więcej niż samo zarejestrowanie liczby przepracowanych godzin. W dużej organizacji medycznej na ten proces składają się między innymi: grafiki, dyżury, praca na różnych oddziałach, zastępstwa, różne formy współpracy, a następnie rozliczenia kadrowo-płacowe i kosztowe.

Jeżeli informacje potrzebne na tych etapach są przechowywane w różnych miejscach i wymagają wielokrotnego przepisywania z czasem pojawia się nie tylko więcej pracy administracyjnej ale również większe ryzyko rozbieżności w danych, dlatego warto spojrzeć na rozliczanie czasu pracy lekarzy jako na jeden proces. Od zaplanowania pracy przez jej realizację i weryfikację, aż po rozliczenie i wykorzystanie danych do dalszych analiz.

Od grafiku do rozliczenia

Proces zaczyna się od planowania. W placówce medycznej grafik może uwzględniać między innymi:

• pracę lekarza na konkretnym oddziale,
• dyżur medyczny,
• dyżur pod telefonem,
• pracę na izbie przyjęć,
• zastępstwo,
• dostępność lekarza,
• posiadane kompetencje,
• rodzaj współpracy.

Na tym jednak proces się nie kończy. Informacje z grafiku mogą później zostać wykorzystane do ustalenia rzeczywiście wykonanej pracy, rozliczenia wynagrodzenia, przypisania kosztów czy przygotowania raportów.

W praktyce kolejne etapy obejmują planowanie, realizację i weryfikację pracy, rozliczenie oraz wykorzystanie danych do celów kosztowych i raportowych.

Jeżeli każdy z tych etapów funkcjonuje oddzielnie pojawia się problem z przepływem informacji.

Jeden lekarz, kilka miejsc pracy

Dobrym przykładem jest lekarz, który w ramach swojej pracy wykonuje obowiązki w więcej niż jednym miejscu. Może mieć zaplanowaną pracę na jednym oddziale a w określonym dniu również dyżur w innej jednostce. Do tego może dojść zmiana grafiku albo zastępstwo za innego lekarza.

Dla osoby układającej grafik są to konkretne zdarzenia, które trzeba prawidłowo zaplanować.

Dla kadr i płac ta sama informacja może być potrzebna do rozliczenia czasu pracy lub wynagrodzenia.

Dla księgowości czy kontrolingu może być istotne, do którego miejsca powstawania kosztu przypisać daną pracę.

Dla osoby zarządzającej placówką może natomiast stanowić informację o wykorzystaniu zasobów poszczególnych jednostek.

Jedno zdarzenie w grafiku może więc mieć znaczenie dla kilku obszarów organizacji. Im większa skala tym większe znaczenie ma to aby dane były spójne i dostępne tam gdzie są potrzebne.

Przykład z wdrożenia

Podczas jednego z wdrożeń w dużej organizacji medycznej problem był szczególnie widoczny ze względu na skalę.

Organizacja zatrudniała ok 4000 osób, a z systemu korzystało ponad 300 użytkowników. Dane były wcześniej rozproszone pomiędzy kilkoma środowiskami, a procesy dotyczące personelu medycznego wymagały połączenia informacji pochodzących z różnych obszarów.

Jednym z ważnych elementów wdrożenia było uporządkowanie planowania i rozliczania czasu pracy lekarzy.

Nie chodziło o samo stworzenie elektronicznego grafiku. Trzeba było odwzorować rzeczywisty sposób organizacji pracy: planowanie obsady poszczególnych jednostek, uwzględnianie kompetencji i dostępności lekarzy, dyżurów, zastępstw oraz różnych rodzajów zdarzeń w harmonogramie.

Istotne było również to co dzieje się później z informacją z grafiku. Dane dotyczące zaplanowanych i zrealizowanych zdarzeń musiały być możliwe do wykorzystania przy rozliczeniach oraz przy przypisywaniu kosztów do odpowiednich jednostek.

W efekcie grafik przestał być wyłącznie narzędziem do planowania pracy. Stał się jednym ze źródeł danych wykorzystywanych w kolejnych procesach organizacji.

To właśnie ten element jest szczególnie istotny przy projektowaniu takich rozwiązań. Nie chodzi o stworzenie kolejnego miejsca, w którym można wpisać grafik ale o takie uporządkowanie procesu aby informacje wprowadzone na jego początku mogły być wykorzystane również później.

Zmiana grafiku również wymaga procesu

W organizacji medycznej grafik rzadko pozostaje niezmieniony przez cały okres rozliczeniowy. Lekarz może zachorować, ktoś może zostać wyznaczony na zastępstwo, zmienić się może obsada oddziału albo godziny dyżuru, dlatego system powinien obsługiwać nie tylko przygotowanie pierwszej wersji harmonogramu ale również jego późniejsze zmiany.

Przykładowo:

• zaplanowanie dyżuru,
• zmiana osoby pełniącej dyżur,
• aktualizacja i zatwierdzenie grafiku,
• uwzględnienie zmiany w dalszym rozliczeniu.

Ważna jest również możliwość odtworzenia historii zmian. Przy dużej liczbie pracowników i użytkowników informacja o tym kto i kiedy zmienił harmonogram może mieć znaczenie przy późniejszej weryfikacji danych.

Różne formy współpracy, jeden obszar organizacyjny

W organizacjach medycznych lekarze mogą współpracować na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenia czy kontraktu B2B.

Sposób rozliczenia może być różny ale z punktu widzenia organizacji nadal trzeba wiedzieć kiedy i gdzie lekarz pracuje, jaki rodzaj świadczenia realizuje oraz jak informacja o wykonanej pracy trafia do dalszego rozliczenia, dlatego warto budować spójny proces organizacyjny jednocześnie uwzględniając różnice w sposobie rozliczania poszczególnych grup.

Co dzieje się, gdy proces jest rozproszony?

Wyobraźmy sobie sytuację, w której grafik powstaje w jednym miejscu, zmiany są przekazywane mailowo, rzeczywista realizacja pracy jest potwierdzana w kolejnym zestawieniu a dane do rozliczenia trzeba później ręcznie przepisać.

Pojedyncza czynność może wydawać się niewielka. Problem pojawia się wtedy gdy trzeba wykonać ją setki lub tysiące razy.

Wtedy pojawia się:

• wielokrotne wprowadzanie tych samych danych,
• konieczność ręcznego porównywania zestawień,
• trudność w ustaleniu, która wersja danych jest aktualna,
• większa liczba korekt,
• wydłużenie procesu rozliczeniowego,
• utrudnione raportowanie.

W dużej organizacji nie jest to już wyłącznie problem użytkownika który ma więcej pracy. Staje się to problemem całego procesu.

System powinien wspierać proces

Przy wdrażaniu systemu łatwo skupić się na dostępnych funkcjach. W praktyce ważniejsze jest jednak to jak rozwiązanie wpisuje się w codzienną pracę organizacji.

W przypadku rozliczania czasu pracy lekarzy szczególne znaczenie ma połączenie kilku obszarów: planowania pracy, ewidencji jej wykonania, rozliczeń oraz informacji o kosztach. Podczas wdrożenia warto najpierw przeanalizować jak te obszary funkcjonują obecnie i gdzie pojawiają się ręczne czynności, powielanie danych czy niepotrzebne przekazywanie informacji między użytkownikami.

Dopiero wtedy można świadomie zdecydować które elementy procesu warto zmienić lub zautomatyzować, a które powinny pozostać po stronie użytkownika.

System nie powinien być kolejnym miejscem do ręcznego wprowadzania tych samych informacji. Jego rolą jest wspieranie procesu w taki sposób aby codzienna praca była prostsza i bardziej uporządkowana.

Od rozliczenia godzin do zarządzania informacją

W dużej placówce medycznej dane o czasie pracy mogą mieć znaczenie znacznie szersze niż samo rozliczenie wynagrodzenia.

Na ich podstawie można analizować między innymi obsadę poszczególnych jednostek, koszty personelu czy wykorzystanie zasobów.

Warunkiem jest jednak jakość danych i spójność procesu który je tworzy. Jeżeli informacje są wiarygodne i dostępne w odpowiednim momencie mogą stać się podstawą nie tylko do rozliczeń ale również do podejmowania decyzji dotyczących organizacji pracy.

Od czego zacząć?

Przed wyborem lub rozbudową systemu warto najpierw przyjrzeć się temu jak cały proces wygląda w organizacji.

Nie chodzi tylko o to gdzie rejestrowane są godziny pracy. Ważne jest również kto odpowiada za przygotowanie grafiku, kto go zatwierdza, jak obsługiwane są zmiany i zastępstwa, w jaki sposób potwierdzana jest realizacja pracy oraz co dzieje się z tymi informacjami później przy rozliczeniu, kontroli kosztów czy raportowaniu.

Dopiero takie spojrzenie na cały proces pozwala określić gdzie system rzeczywiście może usprawnić pracę i ograniczyć ręczne czynności.

Podsumowanie

W dużej organizacji medycznej uporządkowanie rozliczania czasu pracy lekarzy ma znaczenie nie tylko dla działu kadr i płac. Dobrze zaprojektowany proces pozwala ograniczyć ręczną pracę, zmniejszyć ryzyko rozbieżności w danych i ułatwić dostęp do informacji potrzebnych w różnych obszarach organizacji.

Technologia może w tym procesie zrobić bardzo dużo ale sama nie rozwiąże problemów wynikających z nieuporządkowanej organizacji pracy. Jeżeli dane są rozproszone a poszczególne etapy nie są ze sobą powiązane nawet dobry system będzie wymagał dodatkowych czynności i kontroli.

Warto więc patrzeć na wdrożenie szerzej niż przez pryzmat pojedynczych funkcji. Największą wartość daje rozwiązanie, które odpowiada na rzeczywiste potrzeby organizacji i pozwala pracownikom korzystać z uporządkowanych danych bez wykonywania tych samych czynności kilka razy.

Wdrożenie systemu nie powinno zaczynać się od szukania funkcji. Powinno zaczynać się od zrozumienia jak organizacja pracuje i gdzie rzeczywiście potrzebuje usprawnień. Dopiero wtedy technologia może stać się realnym wsparciem dla codziennej pracy.